2　全ての文書は、上司の許可を得なければ、これを関係者以外のものに示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

3　主務課以外の職員が文書の閲覧を求めたときは、主務課長が差し支えないと認めた場合に限り、これを許可することができる。

2　文書主任は、課長の文書事務を補助するため、次に掲げる事務を処理する。

2　ファイル担当者は、ファイリング・システムの維持管理について文書主任を補助する。

2　課に次に掲げる帳簿を備える。

2　整理記号は、知多市を表示する「知」に、主務課を表示する文字1字を加えたものとする。ただし、知多市行政組織規則第4条第1項の規定により置かれた機関にあっては、主務課を表示する文字に当該機関を表示する文字1字を加えることができる。

3　収受番号は文書収受簿により、発送番号は文書発送簿により、整理記号ごとに到着日又は発送日の順に整理しなければならない。

4　条例、規則、告示、公告、訓令、訓及び内訓にあっては、総務課に備える令達番号簿による番号を毎年それぞれ付け、その番号に「知多市条例」、「知多市規則」等の文字を冠するものとする。

5　議会の議決を求める議案及び報告事項の文書番号は、総務課に備える議案番号簿によるものとする。

2　課において直接に受領した文書又は職員が旅行先等において受領した文書は、速やかに総務課に回付しなければならない。ただし、軽易な文書及び直接当該課において収受することが適当であると認めるものについては、この限りでない。

3　勤務時間外に到着した文書は、知多市日直勤務規程(平成21年知多市訓令第2号)第13条の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、全て総務課に引き継がなければならない。

4　料金の未払又は不足文書は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。

2　総務課は、特殊文書を収受した場合は、特殊文書収配簿に必要事項を記載の上、直ちに関係課の文書主任に配布し、受領印を徴しなければならない。

3　2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。

4　他課に配布すべきものと認められる文書を受けた課の文書主任は、速やかに当該文書を総務課に返付しなければならない。

2　主務課長は、前項の規定により受信した電磁的記録が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該電磁的記録を回付しなければならない。

3　前2項の規定により電磁的記録を受信した主務課の文書主任は、発信者、内容等を確認した上、速やかに紙に出力し、次条から第13条までの規定を準用して処理しなければならない。ただし、定例又は軽易なものであって、次条の規定により登録を要しない文書については、当該主務課長においてその必要がないと認めるときは、その全部又は一部について省略することができる。

4　前項に定めるもののほか、電磁的記録の管理については、別に定めるところにより行うものとする。

2　文書主任は、他課に関係のある文書については前項の処理のほか、当該文書の余白部分に合議印(第10号様式)を押印しなければならない。

3　文書主任は、前条の規定により登録を要しない文書については、当該文書の右上欄外に受付印を押印し、関係者の回覧に止める旨を表示しなければならない。

2　前項の場合において、当該文書の処理が異例にわたるものであるときは、更に上司に供覧し、その指示を受けなければならない。

2　文書の起案は、回議用紙(第11号様式)を用いなければならない。ただし、法令その他別に様式の定められているもの及び軽易なものについては、この限りでない。

3　起案文の作成に当たっては、知多市公文例規程(昭和48年知多市訓令第3号)に準じ、次に掲げる事項に留意しなければならない。

2　指導主事が掌理する事務に関する前項の規定の適用については、同項中「主務統括主任」とあるのは「指導保育士」と、「課長補佐」とあるのは「指導主事」とする。

2　合議は、関係の深い必要かつ最小限の範囲にとどめ、処理の促進に努めなければならない。

3　合議を受けた回議書は、直ちに閲覧し、同意又は不同意を表示しなければならない。この場合において、直ちに閲覧できないとき又は意思を表示できないときは、その理由を当該課長に通知しなければならない。

4　合議を受けた関係職員において異議があるときは、当該課長と協議をし、なお、決定しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　文書の日付は、特に指定されたものを除き決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては、施行の日によるものとする。

3　浄書した文書は、厳密に校合しなければならない。

2　軽易な照会文書、通知文書等は、公印の押印を省略することができる。

2　電子署名を受けようとする者は、回議用紙の「公印使用承認」を「電子署名使用承認」に代え、当該原議により総務課長へ申し出なければならない。

3　総務課長は、前項の規定により電子署名の申出があったときは、審査し、確認した上、電子署名を付与しなければならない。

2　発送しようとする文書が回答文書である場合は、前項の規定にかかわらず、当該照会文書の収受番号をもって発送番号に代え、その旨を当該照会文書の文書収受簿に記載しなければならない。

3　軽易及び大量な文書については、第1項の規定にかかわらず、発送番号を号外として処理し、又は省略することができる。

2　前項の規定により文書を送付する場合は、料金後納郵便を利用しなければならない。ただし、発送料金を既に受領しているときその他やむを得ない理由のある場合は、この限りでない。

2　運送業者の利用による文書の発送は、主務課が行う。

2　文書主任は、ファイル基準表を変更しようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。

3　文書主任は、ファイル基準表を作成し、又は変更したときは、主務課用及び情報公開用に2部作成するものとする。

4　文書主任は、ファイル基準表を変更したときは、その旨を課員に周知し、適正な文書管理に努めなければならない。

2　完結文書は、前条に規定するファイル基準表により分類し、該当個別フォルダーに入れ、ファイリング・キャビネットの中に保管しなければならない。ただし、電磁的記録、図書、書籍その他個別フォルダーに保管することが不適当なものについては、この限りでない。

3　完結文書で2以上の個別フォルダーのいずれにも該当するものは、主たる個別フォルダーに保管し、他の個別フォルダーにはその旨を記載した相互参照票(第15号様式)を入れておかなければならない。

4　事案が2年以上にわたるものは、完結の年度に属するものとする。

5　未完結文書は、担当者の氏名を記入した懸案フォルダーに入れ、ファイリング・キャビネットの中に入れておかなければならない。

6　第2項本文の規定による文書の保管は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。ただし、資料扱いとして使用するもの又は軽易なもので保管する必要がないと認められるものは、この限りでない。

2　総務課長は、文書管理の維持向上を図るため、必要に応じて適切な助言を与えるものとする。

2　引継方法は、次のとおりとする。

3　保管文書の引継ぎ時期は、4月末日までとする。

2　総務課及び主務課は、保存文書を保存年限の種別及び文書基本分類表の順に整理し、書庫に収蔵しなければならない。

3　書庫の出入りについては、総務課の指示に従わなくてはならない。

4　文書の保存媒体は、紙を原則とし、必要に応じてマイクロフィルムその他改ざんすることができず、かつ、劣化することが少ない電磁的記録とする。ただし、文書の保存年限が、次条第1項に規定する第5種に属する電磁的記録にあっては、主務課長が指定する記録媒体に記録することができる。

2　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

3　各文書の保存区分は、ファイル基準表のなかで個別フォルダーごとに定める。

2　文書の借覧期間は7日以内とする。ただし、総務課の許可を得て延長することができる。

2　文書主任は、文書の廃棄については、課長の承認を得て行わなければならない。

3　総務課は、保存期間を経過した保存文書については、関係課長と協議の上、廃棄しなければならない。この場合において、当該文書の保存文書目録に廃棄年月日を記入しなければならない。

2　前項の規定による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与えてこの規程の定めるところによる手続を執らなければならない。

1　この訓令は、平成3年1月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、現に改正前の知多市文書取扱規程の規定に基づいて作成されている諸用紙は、改正後の知多市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定は、平成19年3月26日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。ただし、別表の改正規定は同年4月1日から、第9条第3項の改正規定は同年5月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　知多市行政組織規則の一部を改正する規則(平成28年知多市規則第7号)附則第2項の規定によりなお従前の例により副課長又は副室長が置かれている場合における改正後の知多市文書取扱規程(以下「新規程」という。)第18条第1項及び第2項の規定の適用については、新規程第18条第1項中「主務統括主任、課長補佐」とあるのは、「主務課長補佐、副課長(知多市行政組織規則の一部を改正する規則(平成28年知多市規則第7号)附則第2項の規定によりなお従前の例により置かれている副課長又は副室長をいう。)」と、新規程第18条第2項中「主務統括主任」とあるのは「主務課長補佐」と、「課長補佐」とあるのは「副課長(」と、「指導主事」とあるのは「指導主事、副課長(」とする。

3　前項の場合において、改正後の第8号様式、第11号様式及び第17号様式による用紙を使用するときは、所要の修正を加えるものとする。

(委任)

4　前2項に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が定める。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年10月1日から施行する。