○知多市文書取扱規程
平成2年12月25日
訓令第8号
知多市文書取扱規程(昭和49年知多市訓令第1号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第8条)
第2章 文書の収受及び配布(第9条―第14条)
第3章 文書の処理(第15条―第23条)
第4章 浄書及び発送(第24条―第30条)
第5章 整理及び保存(第31条―第38条)
第6章 補則(第39条・第40条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、市における文書の取扱いに関し、別に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 市において収受し、発送し、又は保管する文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)をいう。
(2) 特殊文書 現金書留、一般書留、簡易書留、配達証明、内容証明、特定記録、特別送達又は訴訟その他到着の日時が権利の得喪に関係のある文書をいう。
(3) 課長 知多市行政組織規則(平成27年知多市規則第3号)第6条第1項に規定する課長及び室長並びに同条第2項に規定する専任統括監をいう。
(4) 指導主事 知多市行政組織規則第6条第2項に規定する指導主事をいう。
(5) 課長補佐 知多市行政組織規則第6条第2項に規定する課長補佐及び室長補佐をいう。
(6) 指導保育士 知多市行政組織規則第6条第2項に規定する指導保育士をいう。
(7) 統括主任 知多市行政組織規則第6条第2項に規定する統括主任をいう。
(8) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。
ア 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(9) 起案 市の意思を決定し、これを具体化するための基礎となる案文を作ることをいう。
(10) 回議書 決裁を受けるため起案した文書をいう。
(11) 原議 決裁済みの回議書をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。
2 全ての文書は、上司の許可を得なければ、これを関係者以外のものに示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。
3 主務課以外の職員が文書の閲覧を求めたときは、主務課長が差し支えないと認めた場合に限り、これを許可することができる。
(課長の職務)
第4条 課長は、常に課における文書事務が円滑かつ適正に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱主任者)
第5条 課に文書取扱主任者(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、課長の文書事務を補助するため、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書事務の促進に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) ファイリング・システムの指導管理及び改善に関すること。
(4) 文書の保管及び引継ぎに関すること。
(ファイル担当者)
第6条 課にファイル担当者を置く。
2 ファイル担当者は、ファイリング・システムの維持管理について文書主任を補助する。
(帳簿)
第7条 総務部総務課(以下「総務課」という。)に次に掲げる帳簿を備える。
(1) 特殊文書収配簿(第1号様式)
(2) 令達番号簿(第2号様式)
(3) 議案番号簿(第3号様式)
(4) 保存文書貸出簿(第4号様式)
2 課に次に掲げる帳簿を備える。
(1) 文書収受簿(第5号様式)
(2) 文書発送簿(第6号様式)
(文書の記号及び番号)
第8条 文書は、原則として整理記号及び収受番号又は発送番号により年度処理するものとする。
2 整理記号は、知多市を表示する「知」に、主務課を表示する文字1字を加えたものとする。ただし、知多市行政組織規則第4条第1項の規定により置かれた機関にあっては、主務課を表示する文字に当該機関を表示する文字1字を加えることができる。
3 収受番号は文書収受簿により、発送番号は文書発送簿により、整理記号ごとに到着日又は発送日の順に整理しなければならない。
4 条例、規則、告示、公告、訓令、訓及び内訓にあっては、総務課に備える令達番号簿による番号を毎年それぞれ付け、その番号に「知多市条例」、「知多市規則」等の文字を冠するものとする。
5 議会の議決を求める議案及び報告事項の文書番号は、総務課に備える議案番号簿によるものとする。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の収受)
第9条 文書は、原則として総務課において収受する。
2 課において直接に受領した文書又は職員が旅行先等において受領した文書は、速やかに総務課に回付しなければならない。ただし、軽易な文書及び直接当該課において収受することが適当であると認めるものについては、この限りでない。
3 勤務時間外に到着した文書は、知多市日直勤務規程(平成21年知多市訓令第2号)第13条の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、全て総務課に引き継がなければならない。
4 料金の未払又は不足文書は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、収受することができる。
(文書の配布)
第10条 総務課は、文書を収受した場合は、次項を除き、総務課に常置する文書棚により速やかに関係課に配布しなければならない。
2 総務課は、特殊文書を収受した場合は、特殊文書収配簿に必要事項を記載の上、直ちに関係課の文書主任に配布し、受領印を徴しなければならない。
3 2以上の課に関係のある文書は、最も関係の深いと認められる課に配布するものとする。
4 他課に配布すべきものと認められる文書を受けた課の文書主任は、速やかに当該文書を総務課に返付しなければならない。
(電磁的記録の受信等)
第10条の2 前2条の規定にかかわらず、通信回線を利用して市に到達した電磁的記録は、主務課において受信する。
2 主務課長は、前項の規定により受信した電磁的記録が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより、当該電磁的記録を回付しなければならない。
(1) 主務課が明らかでない電磁的記録は、直ちに総務課に回付すること。
(2) 主務課が明らかな電磁的記録は、直ちに当該主務課に回付すること。
4 前項に定めるもののほか、電磁的記録の管理については、別に定めるところにより行うものとする。
(配布を受けた文書の分類)
第11条 文書主任は、配布を受けた文書については、封皮に「親展」と表示されているものその他秘密の取扱いを要する旨の表示のあるものを除き、開封した上内容を点検し、登録を要するものと登録を要しないものとに分類しなければならない。
3 文書主任は、前条の規定により登録を要しない文書については、当該文書の右上欄外に受付印を押印し、関係者の回覧に止める旨を表示しなければならない。
(登録文書の一応供覧)
第13条 文書主任は、文書を登録したときは、直ちに処理ができる定例なものについては当該文書を担当する職員に配布し、直ちに処理ができないもの及び定例でないものについては課長に一応供覧しなければならない。
第3章 文書の処理
(処理方針)
第15条 課長は、第13条の規定により一応供覧を受けたときは、当該事務を担当する課員に処理方針及び処理期限を示し、その処理をさせなければならない。
2 前項の場合において、当該文書の処理が異例にわたるものであるときは、更に上司に供覧し、その指示を受けなければならない。
(起案)
第16条 事案の処理は、全て文書によるものとする。
3 起案文の作成に当たっては、知多市公文例規程(昭和48年知多市訓令第3号)に準じ、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文案は、易しく、分かりやすいものとし、必要に応じて箇条書とすること。
(2) 用字は、常用漢字及び現代仮名遣いを用い、字句を添削したときは、証印して経過を明らかにすること。
(3) 電報案は、特に簡明を旨とし、宛名及び案文に振り仮名を付けること。
(起案理由及び関係書類)
第17条 回議書には、様式で定められた所定の事項、起案理由その他参考事項を記載し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例なもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。
(回議)
第18条 回議は、原則として起案者、主務統括主任、課長補佐、課長、部長、副市長、市長の順序によるものとする。この場合において、副市長又は市長の決裁を受けるもので、定例又は軽易なものについては、企画部秘書広報課を通して行うことができるものとする。
(合議)
第19条 回議書の内容が他の部署に関係を有する場合は、当該回議書を関係職員に合議しなければならない。
2 合議は、関係の深い必要かつ最小限の範囲にとどめ、処理の促進に努めなければならない。
3 合議を受けた回議書は、直ちに閲覧し、同意又は不同意を表示しなければならない。この場合において、直ちに閲覧できないとき又は意思を表示できないときは、その理由を当該課長に通知しなければならない。
4 合議を受けた関係職員において異議があるときは、当該課長と協議をし、なお、決定しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
(回議書の再回)
第20条 合議を求めた回議書について起案の内容が著しく変更されたときは、合議した関係職員に通知しなければならない。
(重要文書の取扱い)
第21条 回議書の内容が緊急を要するもの、重要なもの又は秘密を要するものであるときは、起案者又はその内容を十分説明できる者が持回りで回議又は合議をしなければならない。
(決裁)
第22条 回議書は、知多市決裁規程(昭和49年知多市訓令第2号)に規定する決裁区分により決裁権者が決裁する。この場合において押印を必要としない決裁欄は朱線その他の方法で消すものとする。
(不在処理の方法)
第23条 決裁権者が不在で回議書を決裁できないときは、知多市決裁規程に規定する代決の方法により処理する。この場合において代決者は、決裁欄に「代」と記入し、押印するものとする。
第4章 浄書及び発送
(浄書)
第24条 浄書、校合及び庁内印刷は、主務課において行うものとする。この場合において、文書主任は、原議について誤字、脱字その他加除訂正がないか否かを確認しなければならない。
2 文書の日付は、特に指定されたものを除き決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては、施行の日によるものとする。
3 浄書した文書は、厳密に校合しなければならない。
(公印の押印)
第25条 文書主任は、前条の規定により浄書を終え、発送しようとする文書で公印を必要とするものは、知多市公印取扱規程(昭和45年知多市訓令第5号)の定めるところにより、公印保管者から公印の押印を受けなければならない。
2 軽易な照会文書、通知文書等は、公印の押印を省略することができる。
(電子署名の付与)
第25条の2 通信回線を利用して施行する文書のうち、公印の押印を必要とするものについては、前条第1項に規定する公印の押印に代えて電子署名を付与するものとする。
2 電子署名を受けようとする者は、回議用紙の「公印使用承認」を「電子署名使用承認」に代え、当該原議により総務課長へ申し出なければならない。
3 総務課長は、前項の規定により電子署名の申出があったときは、審査し、確認した上、電子署名を付与しなければならない。
(文書の発送番号)
第26条 文書主任は、文書を発送しようとするときは、文書発送簿に発送番号その他所定の事項を記載し、発送の手続を執らなければならない。
2 発送しようとする文書が回答文書である場合は、前項の規定にかかわらず、当該照会文書の収受番号をもって発送番号に代え、その旨を当該照会文書の文書収受簿に記載しなければならない。
3 軽易及び大量な文書については、第1項の規定にかかわらず、発送番号を号外として処理し、又は省略することができる。
第27条 削除
(郵便による送付)
第28条 郵便により文書を送付する場合は、宛名書等をした上で郵便伝票(第14号様式)を添え、総務課長が別に定める時刻までに総務課へ回付しなければならない。この場合において、送付しようとする文書が大量なものであるときは、あらかじめ総務課に申し出なければならない。
2 前項の規定により文書を送付する場合は、料金後納郵便を利用しなければならない。ただし、発送料金を既に受領しているときその他やむを得ない理由のある場合は、この限りでない。
(その他の方法による文書の発送)
第28条の2 通信回線を利用して施行する文書のうち電子メール又はファクシミリにより発信できる文書は、第25条第2項に規定する公印の押印が省略できる文書とし、発信は主務課が行う。
2 運送業者の利用による文書の発送は、主務課が行う。
(文書の完結)
第29条 文書主任は、発送の手続を終えた原議に完結年月日を記載し、第32条の規定により保管しなければならない。
(未処理文書の調査)
第30条 文書主任は、毎月10日までに、文書収受簿により前月中の文書で未処理のものを調査し、速やかに担当者に指示をし、処理させなければならない。
第5章 整理及び保存
(ファイル基準表)
第31条 ファイル基準表は、文書基本分類表(別表)により作成しなければならない。
2 文書主任は、ファイル基準表を変更しようとするときは、総務課長の承認を得なければならない。
3 文書主任は、ファイル基準表を作成し、又は変更したときは、主務課用及び情報公開用に2部作成するものとする。
4 文書主任は、ファイル基準表を変更したときは、その旨を課員に周知し、適正な文書管理に努めなければならない。
(文書の整理保管)
第32条 文書は常に整理し、必要な文書を必要なときに直ちに取り出せるようにしておかなければならない。
2 完結文書は、前条に規定するファイル基準表により分類し、該当個別フォルダーに入れ、ファイリング・キャビネットの中に保管しなければならない。ただし、電磁的記録、図書、書籍その他個別フォルダーに保管することが不適当なものについては、この限りでない。
3 完結文書で2以上の個別フォルダーのいずれにも該当するものは、主たる個別フォルダーに保管し、他の個別フォルダーにはその旨を記載した相互参照票(第15号様式)を入れておかなければならない。
4 事案が2年以上にわたるものは、完結の年度に属するものとする。
5 未完結文書は、担当者の氏名を記入した懸案フォルダーに入れ、ファイリング・キャビネットの中に入れておかなければならない。
6 第2項本文の規定による文書の保管は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の末日までとする。ただし、資料扱いとして使用するもの又は軽易なもので保管する必要がないと認められるものは、この限りでない。
(保管文書の調査点検)
第33条 文書主任は、毎月末、ファイル基準表により課の文書保管状況について調査点検し、ファイル担当者とともに整理しなければならない。
2 総務課長は、文書管理の維持向上を図るため、必要に応じて適切な助言を与えるものとする。
2 引継方法は、次のとおりとする。
(1) 保存する文書は、個別フォルダーに入れたまま、保存年限の種別ごとに分類する。
(2) 分類された個別フォルダーは、ファイル分類表に規定する大分類ごとに所定の文書保存箱に収納する。
(3) 文書保存箱には、保存年限、年度、所属課及び分類の名称を記入する。
3 保管文書の引継ぎ時期は、4月末日までとする。
(文書の保存)
第35条 総務課は、前条の規定により引継ぎを受けた文書(以下「保存文書」という。)の整理の状況を確認し、保存文書目録と照合の上、保存文書目録及び文書保存箱に引継番号を付けなければならない。
2 総務課及び主務課は、保存文書を保存年限の種別及び文書基本分類表の順に整理し、書庫に収蔵しなければならない。
3 書庫の出入りについては、総務課の指示に従わなくてはならない。
4 文書の保存媒体は、紙を原則とし、必要に応じてマイクロフィルムその他改ざんすることができず、かつ、劣化することが少ない電磁的記録とする。ただし、文書の保存年限が、次条第1項に規定する第5種に属する電磁的記録にあっては、主務課長が指定する記録媒体に記録することができる。
(保存年限)
第36条 文書の保存年限は、次の5種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
3 各文書の保存区分は、ファイル基準表のなかで個別フォルダーごとに定める。
(保存文書の借覧)
第37条 保存文書を借覧しようとするときは、保存文書貸出簿に所定の事項を記載しなければならない。
2 文書の借覧期間は7日以内とする。ただし、総務課の許可を得て延長することができる。
(文書の廃棄)
第38条 文書の廃棄は、第36条第1項に規定する第5種に属するものは主務課の文書主任が行い、第5種以外のものは、総務課及び主務課が行うものとする。
2 文書主任は、文書の廃棄については、課長の承認を得て行わなければならない。
3 総務課は、保存期間を経過した保存文書については、関係課長と協議の上、廃棄しなければならない。この場合において、当該文書の保存文書目録に廃棄年月日を記入しなければならない。
第6章 補則
(電話又は口頭による受理)
第39条 電話又は口頭による伝言等で重要なものは、その要領を、電話口頭受理票(第17号様式)に記入して収受し、処理しなければならない。
2 前項の規定による事件で文書を徴しなければならないものについては、申出人に必要な指示を与えてこの規程の定めるところによる手続を執らなければならない。
(委任)
第40条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
附則
1 この訓令は、平成3年1月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際、現に改正前の知多市文書取扱規程の規定に基づいて作成されている諸用紙は、改正後の知多市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。
附則(平成3年訓令第1号)
この訓令は、平成3年4月1日から施行する。
附則(平成4年訓令第8号)
この訓令は、平成5年4月1日から施行する。
附則(平成6年訓令第2号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成10年訓令第2号)
この訓令は、平成10年4月1日から施行する。
附則(平成10年訓令第9号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第7号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第3号)
この訓令は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第3号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第11号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第2条の規定は、平成19年3月26日から施行する。
附則(平成19年訓令第8号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第2号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する
附則(平成21年訓令第1号)
この訓令は、平成21年3月1日から施行する。ただし、別表の改正規定は同年4月1日から、第9条第3項の改正規定は同年5月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第2号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第5号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第5号)
この訓令は、平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 知多市行政組織規則の一部を改正する規則(平成28年知多市規則第7号)附則第2項の規定によりなお従前の例により副課長又は副室長が置かれている場合における改正後の知多市文書取扱規程(以下「新規程」という。)第18条第1項及び第2項の規定の適用については、新規程第18条第1項中「主務統括主任、課長補佐」とあるのは、「主務課長補佐、副課長(知多市行政組織規則の一部を改正する規則(平成28年知多市規則第7号)附則第2項の規定によりなお従前の例により置かれている副課長又は副室長をいう。)」と、新規程第18条第2項中「主務統括主任」とあるのは「主務課長補佐」と、「課長補佐」とあるのは「副課長(」と、「指導主事」とあるのは「指導主事、副課長(」とする。
3 前項の場合において、改正後の第8号様式、第11号様式及び第17号様式による用紙を使用するときは、所要の修正を加えるものとする。
(委任)
4 前2項に定めるもののほか、この訓令の施行に関し必要な事項は、市長が定める。
附則(平成31年訓令第2号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第3号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第3号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第7号)
この訓令は、令和5年10月1日から施行する。
別表(第31条関係)
文書基本分類表
大分類 整理符号 | 0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
A 共通 |
| 総務 | 財務 | 服務 |
|
|
|
|
|
|
B 総務 | 総括 | 法制 | 組織運営 | 文書管理 | 広報・広聴 | 統計 | 監査 | 事務改善 | 秘書 |
|
C 行政 | 総括 | 企画・調整 | 議会 | 選挙 | 行政区域 | 地域振興 | 請願・訴訟 | 青少年・女性対策 |
|
|
D 財務 | 総括 | 予算 | 決算 | 出納 | 財産 | 物品 | 基金 | 市債 | 債務負担 |
|
E 人事 | 総括 | 要員・定数 | 任免 | 服務賞罰 | 給与 | 労務 | 研修 | 福利厚生 | 互助会 |
|
F 税務 | 総括 | 市県民税 | 固都税 | 諸税 | 税外 | 徴収 | 税制 | 国保税 |
|
|
G 住民記録 | 総括 | 戸籍 | 住民登録 | 外国人登録 | 印鑑登録 |
|
|
|
|
|
H 施設・建設 | 総括 | 都市計画 | 区画整理 | 建築 | 土木管理 | 道路・橋梁 | 河川・水路 | 緑化 | 公園 | 市営住宅 |
I 公安・防災 | 総括 | 防災 | 災害活動 | 交通安全 | 公害 | 消防 | 防犯 | 更生保護 |
|
|
J 経済 | 総括 | 商工業 | 農林水産業 | 観光 | 消費者 | 土地改良 | 労働 | 農業共済 | 企業立地 |
|
K 社会福祉 | 総括 | 援護 | 障害者 | 高齢者 | 子ども | 母子・父子 | 福祉施設 | 民生児童委員 | 日赤 |
|
L 社会保障 | 総括 | 保険 | 年金 | 福祉医療 | 後期高齢者医療 | 生活保護 |
|
|
|
|
M 保健衛生 | 総括 | 保健衛生 | 環境衛生 | 医療 | 清掃 | 埋火葬墓地 | 看護専門学校 | 減量推進 |
|
|
N 教育文化 | 総括 | 学校教育 | 社会教育 | 社会体育 | 文化施設 |
|
|
|
|
|
O 行政委員会 |
| 教育委員会 | 農業委員会 | 選挙管理委員会 | 監査委員 | 公平委員会 | 固定資産評価審査委員会 |
|
|
|
P 企業 |
|
| 上水道 | 下水道 | 土地開発公社 |
|
|
|
|
|
第12号様式及び第13号様式 削除